Recrutement

4 conseils pour une prise de référence efficace

4 conseils pour une prise de référence efficace

C’est quoi la prise de référence, en recrutement ?

Elle consiste en la vérification d’informations évoquées par le candidat auprès d’un de ses anciens employeurs.

Personnellement, j’effectue une prise de référence quasi-systématiquement après l’entretien physique avec le candidat. Cette prise de référence me permet de valider définitivement ma position.

Cependant, la prise de référence n’est pas si simple. Elle doit intervenir en respectant le cadre légal et nécessite de connaître quelques astuces pour être pertinent (e). Je vous livre mes 5 conseils pour une prise de référence efficace et sécurisée juridiquement. 

Conseil n°1 : Respecter le cadre légal de la prise de référence

L’article L 1221-8 du Code du travail

L’article L 1221-8 du Code du travail dispose: “Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie“.

Comme l’indique le Code du travail, la prise de référence, comme toutes les méthodes et techniques d’aide au recrutement doit faire l’objet d’une information du candidat et ce, avant de procéder à celle ci.

De mon côté, la prise de référence intervenant après l’entretien physique du candidat, c’est lors de celui-ci que je demande au candidat s’il est contre au fait que j’appelle l’une des sociétés pour qui il a travaillé. Si le candidat oppose un refus, je respecte sa décision mais pour être honnête ce refus laissant planer un doute, je demande toujours la raison de ce refus.

L’article L 1221-6 du Code du travail

L’article L 1221-6 du Code du travail dispose: “Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations“.
Autrement dit, le recruteur, qu’il soit le potentiel futur employeur ou une personne extérieure investie de la mission recrutement, peut poser uniquement des questions qui permettra de l’aiguiller sur la capacité du candidat à occuper le poste. Aucune information de nature personnelle ne pourra être demandée (que ce soit au candidat lui-même mais aussi lors de la prise de référence).
Oubliez donc les questions du type :
  1.  “Était-il souvent absent pour arrêt maladie ? “
  2. “Savez-vous si Madame X projetait d’avoir un 3ème enfant ?”
  3. “Sa conjointe a été mutée dans la région il y a 3 ans. Savez-vous si un nouveau déménagement est prévu dans les prochaines années ?”

(Je vous assure que ces questions sont tirées de faits réels 😆)

Conseil n°2 : Identifier la bonne personne à contacter

Contacter le supérieur direct

Selon la taille de l’entreprise, la prise de référence ne peut pas être faite auprès de la même personne.

Votre candidat travaillait dans une entreprise de 1200 personnes ? Inutile d’appeler le dirigeant de l’entreprise, il ne connait probablement pas votre candidat. Inutile également d’appeler le service RH pour avoir des informations car il ne pourra vous donner que des propos rapportés mais les personnes le composant auront peu de chance de vous faire un vrai retour sur les compétences du salarié. L’information du candidat ayant été faite au préalable, vous pouvez aussi lui demander le contact de son supérieur direct ou son nom (et vous pourrez retrouver soit son mail, soit son profil Linkedin par exemple).

Votre candidat travaillait dans une entreprise de 30 personnes? Vous pouvez, à coup sûr, contacter soit le dirigeant, soit le supérieur direct s’il y en avait un. Les informations circulent bien plus facilement dans les petites structures.

Ne pas contacter l’employeur actuel

Il est évident que vous ne devez pas contacter l’employeur actuel de votre candidat pour plusieurs raisons :

  1. L’employeur actuel peut ne pas être au courant que son salarié cherche à quitter son entreprise;
  2. L’avis de l’employeur actuel risque de ne pas être très objectif : s’il a envie de voir ce salarié partir, il vous dira qu’il est génial. Si au contraire, il veut conserver son collaborateur, il vous dira de ne surtout pas l’embaucher si vous ne voulez pas mettre votre entreprise en péril (j’exagère à peine 😎);
  3. Cela risque de compliquer le départ de votre candidat.

infographie prise de référence_trouver le bon interlocuteur

 

Conseil n°3 : Poser les bonnes questions

Maintenant que nous savons qu’il faut informer les salariés, appeler le supérieur direct, ne pas poser de questions personnelles et ne pas appeler l’employeur actuel, quelles questions pouvez-vous poser ?

Je vous rappelle que les seules questions autorisées concernant l’aptitude du salarié à occuper le poste que vous souhaitez occuper.

Le contexte de l’appel

Tout d’abord, posez le contexte :

  1. Présentez-vous
  2. Présentez l’objet de votre appel
  3. Précisez que cela ne prendra que quelques minutes car vous savez que le temps est précieux.

Exemple: “Bonjour, je suis Madame Y, dirigeante de l’entreprise X, je vous appelle car nous avons rencontré Monsieur V, qui était l’un de vos collaborateurs en (préciser l’année) dans le cadre d’une offre d’emploi de (préciser la nature du poste). Je souhaitais m’entretenir avec vous rapidement à son sujet. Auriez-vous un moment à m’accorder (ce ne sera pas long) ou souhaitez-vous que nous prévoyons un créneau plus tard dans la semaine ?”.

Des exemples de questions

Ensuite, voici quelques exemples de questions que vous posez pour la prise de référence :

  • Monsieur X est resté combien de temps chez vous ?
  • Quel était le contexte de sa sortie de l’effectif? (rupture à votre initiative ou rupture à l’initiative du salarié)
  • Quelles étaient ses missions ?
  • Pouvez-vous me dire quelles étaient ses forces et ses faiblesses ?

Un dernier conseil pour la route

Enfin, le dernier conseil que je peux vous donner est d’essayer de ne pas induire les réponses de votre interlocuteur.

Exemple :

  • Ne dites pas :J’ai l’impression que le candidat a une fâcheuse tendance à être en retard, est-ce que je me trompe ?

La réponse risque de confirmer votre impression, et ce même si le candidat a été 3 fois en retard en 2 ans.

  • Dites plutôt :Que retenez-vous de votre collaboration avec Monsieur X ?

Je peux vous assurer que si le salarié était constamment en retard, c’est cette faiblesse qui ressortira ! Cela laisse plus de souplesse à votre interlocuteur pour exprimer ce qu’il retient, vous aurez ainsi les informations essentielles.

Laissez une chance à votre candidat ! Un salarié qui avait tendance à être en retard il y a 4 ans a pu corriger son comportement.

infographie prise de référence_poser les bonnes questions

 

Conseil n°4 : Faire le bilan de la prise de référence

Faire un bilan après une prise de référence, c’est important !

Tout d’abord, parce qu’il faut avoir conscience des limites de la démarche. Comme je vous indiquais plus haut, un avis n’est jamais objectif ! Il restera toujours un avis ! Beaucoup d’éléments peuvent venir biaiser l’avis initial. Un salarié qui aurait été super pendant 3 ans mais qui serait parti de son plein gré pour suivre sa conjointe peut avoir laisser de la rancoeur à son ancien employeur. C’est humain ! La prise de référence peut vous permettre de valider votre première impression mais elle doit être prise avec beaucoup de recul.

De même, un salarié peut avoir changé et évolué. Laissez la chance à vos candidats, l’avis de quelqu’un d’autre ne sera pas forcément le vôtre.

Pensez également à recouper les informations si vous avez appelé plusieurs personnes pour cette prise de référence. Les traits caractéristiques de votre candidat vont forcément ressortir chez plusieurs des personnes avec qui il a travaillé. C’est ce qui important de retenir ! Trois personnes vous disent que Madame X est organisée ? Elle l’est donc sûrement !

Et enfin, vous pouvez également faire un retour à votre candidat sur ce que vous avez appris de lui, qu’il soit positif ou négatif. Attention cependant à ne jamais citer les personnes que vous avez appelé ! L’idée est de faire un retour constructif au candidat.

Alors prêts pour faire vos prises de références ? 

Vous souhaitez en savoir plus ? 

N’hésitez pas à me contacter pour connaître mes programmes de formation en matière de recrutement !

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