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Ressources Humaines

Le coronavirus et les Ressources Humaines

La gestion des RH pendant le coronavirus

Activité partielle, télétravail, garde d’enfants: tant de problématiques rencontrés par les dirigeants et services RH!

Face à la situation actuelle, je me devais de rédiger un article sur la crise liée au coronavirus et à ses impacts sur les Ressources Humaines. Depuis la décision du Président de la République du 12 mars 2020 (fermeture des établissements scolaires) et celle du 14 mars (fermeture des commerces, cinémas etc…), les services RH ainsi que les dirigeants font face à une situation inhabituelle. La gestion administrative du personnel est donc un peu chamboulée.

Coronavirus et RH ; que faire ? télétravail ? activité partielle ?

Mon objectif est, avec cet article, de vous éclairer au maximum et de vous donner toutes les informations dont je dispose de la manière la plus claire possible. N’hésitez pas à me contacter pour échanger si vous le souhaitez !

Vos collaborateurs doivent garder leurs enfants

Les établissements scolaires étant fermés, vos collaborateurs peuvent se retrouver confrontés à l’absence de possibilité de faire garder leurs enfants (⚠️les enfants doivent cependant avoir moins de 16 ans).

Comment faire?

Vous devez tout d’abord envisager avec lui la possibilité d’organiser le télétravail. Ce n’est qu’en cas d’impossibilité de l’organiser que vous pouvez passer au dispositif prévu spécialement pour ce cas par le gouvernement.

Le dispositif prévu par le gouvernement

Le collaborateur doit remplir une attestation sur l’honneur. Il est inutile pour lui d’aller chez son médecin, le remplissage de cette attestation est le seul document nécessaire pour être considéré comme étant en arrêt de travail. Sur cette attestation, le collaborateur devra déclarer être le seul parent demandant à bénéficier du dispositif, indiquer le nom et l’âge de l’enfant, le nom de l’établissement scolaire, le lieu de scolarisation ainsi que la période de fermeture de l’établissement.

Du côté de l’employeur, vous devrez déclarer l’arrêt de travail sur le téléservice: declare.ameli.fr

Le collaborateur sera donc indemnisé par des indemnités journalières. Cet arrêt pourra être d’une durée maximale de 14 jours.

Il n’y a pas de délai de carence dans ce cas précis. L’indemnisation débutera à compter de la déclaration ainsi que le, cas échéant, le complément de salaire de l’employeur.

Vos collaborateurs sont des personnes à risque

Le téléservice declare.ameli.fr a été étendu, depuis le 18 mars aux personnes dont l’état de santé conduit à les considérer comme présentant un risque de développer une forme sévère de la maladie Covid-19.

Ces personnes sont, conformément à un avis rendu par le Haut Conseil de la santé publique:

  • enceintes ;
  • atteintes de maladies respiratoires chroniques (asthme, bronchite chronique…) ;
  • d’insuffisances respiratoires chroniques ;
  • de mucoviscidose ;
  • d’insuffisances cardiaques (toutes causes) ;
  • de maladies des coronaires ;
  • avec des antécédents d’accident vasculaire cérébral ;
  • souffrant d’hypertension artérielle ;
  • atteintes d’insuffisance rénale chronique dialysée ;
  • Diabète de type 1 insulinodépendant et de diabète de type 2 ;
  • immunodépression ,
  • pathologies cancéreuses et hématologiques, ou ayant subi une transplantation d’organe et de cellules souches hématopoïétiques,
  • maladies inflammatoires et/ou auto-immunes recevant un traitement immunosuppresseur,
  • VIH ;
  • maladie hépatique chronique avec cirrhose ;
  • obésité avec un indice de masse corporelle (IMC) égal ou supérieur à 40.

En conséquence,  vous devez informer vos salariés de cette nouvelle mesure car s’ils souffrent d’une telle pathologie, ils pourront regagner leur domicile et solliciter un arrêt de travail. Cette demande d’arrêt de travail ne passe ni par la Société, ni par le médecin traitant.

L’arrêt de travail sera pris en compte pour une durée initiale de 21 jours.

La déclaration est donc faite sous l’entière responsabilité du collaborateur. La Sécurité sociale pourra être amenée à effectuer des contrôle afin de vérifier la réalité de la pathologie.

Une fois la déclaration faite, les collaborateurs devront vous adresser dans les meilleurs délais l’arrêt de travail ainsi que les attestations de versement des IJSS.

Vous devez mettre en place l’activité partielle

Focus sur les congés payés

  • Avant de recourir à l’activité partielle, vous pouvez solder les congés payés acquis sur la période 2018/2019 à prendre avant le 31 mai 2020, ou les congés payés déjà acquis sur la période 2019/2020. Attention, cependant, il faudra demander l’accord du salarié pour le faire!

En effet, il faudra prévoir une période de reprise après cette crise et vous pourriez avoir besoin de l’ensemble de vos collaborateurs pendant l’été par exemple. 

  • Vous pouvez cependant, lorsque les congés payés avaient déjà été posés, les décaler, sans recueillir l’accord du salarié.
  • Et enfin, en application de la loi d’urgence publiée et entrée en vigueur le 26 mars 2020, l’employeur peut imposer la prise de jours de congés dans la limite d’une semaine (en cas d’accord collectif le prévoyant), et d’imposer la prise de repos dans la limite de 10 jours (RTT, repos forfait jour, repos du compte épargne temps. Le délai de prévenance ne pourra être cependant réduit en deçà d’un jour franc. La période de prise de congés imposée ou modifiée ne pourra s’étendre au-delà du 31 décembre 2020.

Délais d’instruction

Les délais d’instruction, normalement de 15 jours, seront raccourcis à 48h (❌ le site internet risque cependant d’être surchargé en cette période de crise).

Pourquoi solliciter le dispositif d’activité partielle?

Le dispositif d’activité partielle peut être sollicité par les entreprises dans le cadre de circonstances à caractère exceptionnel (article R 5122-1 du Code du travail). Les salariés, tout en restant liés à leur employeur par un contrat de travail, subissent une perte de salaire imputable soit à la fermeture temporaire de l’établissement soit à la réduction de la durée du travail normalement pratiquée dans l’entreprise. Ces salariés perçoivent donc une allocation spécifique à la charge de l’Etat.

En bref,

  1. Si vous fermez votre entreprise
  2. ou si vous avez une diminution d’activité entraînant une diminution des heures travaillés de tout ou partie de vos collaborateurs.

▶️ Vous pouvez bénéficier du dispositif d’activité partielle!

⚠️Le contrat de travail du salarié ne sera pas rompu mais uniquement suspendu pendant cette période. Ainsi, le salarié ne doit pas être sur son lieu de travail ou à disposition de son employeur.

Quelle sera l’indemnisation du collaborateur?

A la date normale de leur paie, le salarié percevra une indemnité à hauteur de 70% de sa rémunération brute (soit environ 84% de la rémunération nette). En cas de formation pendant l’activité partielle, l’indemnité est portée à 100% de la rémunération nette antérieure.

Cette indemnité est exonérée de cotisations patronales et salariales, à l’exception de la CSG (6,20%) et de la CRDS (05,5%), calculées sur une assiette réduite (98,5%).

Pour accompagner le versement de l’indemnité aux collaborateurs, vous bénéficierez d’une allocation forfaitaire cofinancée par l’Etat et l’Unedic.

Cette allocation est normalement de:

  •  7,74 euros pour les entreprises de 1 à 250 salariés
  • 7,23 euros pour les entreprises de plus de 250 salariés.

Dans un premier temps, il était prévu que dans le contexte particulier, l’allocation serait revalorisée  à 8,04 euros par heure chômée.

Cependant, le ministère du travail vient d’annoncer un nouveau décret permettant de réformer le dispositif d’activité partielle afin de couvrir 100% des indemnisations versées aux salariés par les entreprises dans la limite de 4,5 SMIC. Il n’y aurait donc aucun reste à charge pour les employeurs !

Si vous souhaitez faire une simulation pour connaître les montants estimatifs d’indemnisation que vous pouvez  escompter en cas de recours à l’activité partielle, c’est par ici ! 

Au préalable

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, l’employeur doit consulter les représentants du personnel avant la mise en place de l’activité partielle. La discussion porte sur les motifs de recours, les catégories professionnelles et les activités concernées, le niveau et les modalités de mise en œuvre des réductions d’horaire, les actions de formation envisagées ou tout autre engagement pris par l’entreprise.

Dans les autres entreprises, l’employeur doit informer directement ses salariés de la mise en activité partielle.

Faire la demande d’activité partielle

Pour faire la demande d’activité partielle, vous devez déposer votre demande sur le portail dédié. En temps normal, la demande doit être faite AVANT le placement des collaborateurs en activité partielle. Pendant cette crise, le gouvernement autorise les entreprises à déclarer l’activité partielle dans un délai de 30 jours.  La demande acceptée aura un effet rétroactif.

Le mode d’emploi

  1.  Connectez-vous au portail évoqué ci-dessus,
  2. Inscrivez les éléments demandés,
  3. Attendez le mail de confirmation qui permet d’effectuer la demande d’autorisation de mise en activité partielle,
  4. Après instruction par l’administration, vous recevez par mail la décision d’autorisation
    pour un volume d’heures théoriques/pour l’ensemble des salariés concernés/pour une
    période donnée,
  5. Vous pouvez faire votre demande d’indemnisation mensuelle avec un décompte réel des heures
    chômées/salarié/hebdomadaire,
  6. A partir de la date de validation de paiement  +/- 7 jours pour le versement sur compte bancaire par l’ASP.

L’employeur fait l’avance de la rémunération. La demande de remboursement mensuelle s’effectue de manière dématérialisée après réception de la décision d’autorisation par mail.

Vous souhaitez mettre en place le télétravail

L’article L 1222-11 du Code du travail dispose:

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés”.

En bref, le risque épidémique est un cas justifiant le recours au télétravail sans l’accord du salarié. Le télétravail peut donc être mis en place sans aucun formalisme particulier.

Le gouvernement est allé plus loin en indiquant que le télétravail était impératif pour tous les postes qui sont compatibles.

Le report des charges sociales

Toutes les entreprises qui connaissent des difficultés peuvent demander le report de l’échéance des charges sociales.

Pour la date d’échéance Urssaf intervenant le 15 du mois, vous pouvez reporter tout ou partie du paiement des cotisations salariales et patronales. La date de paiement peut être reportée jusqu’à 3 mois. Aucune pénalité ne sera évidemment appliquée.

Je vous invite pour cette partie à vous rapprocher de votre cabinet comptable qui pourra vous accompagner dans ce report.

Quid des apprentis?

L’ensemble des CFA a reçu pour ordre de ne plus recevoir d’apprentis à compter du Lundi 16 mars 2020.

Deux solutions peuvent se présenter:

  1. Le CFA met en place des cours à distance. Dans ce cas, l’apprenti peut les suivre de chez lui s’il possède l’équipement nécessaire. Dans le cas contraire, l’apprenti les suit de l’entreprise si cette dernière peut lui prêter l’équipement adéquat,
  2. Le CFA ne met pas en place de cours à distance: l’apprenti va donc travailler en entreprise. Les cours au CFA reprendront à sa réouverture.

Ces règles s’appliquent également aux organismes de formation pour les salariés en contrat de professionnalisation.

Si l’entreprise est en activité partielle, vous pourrez placer votre apprenti dans la même situation que vos autres salariés.

Le droit de retrait

C’est quoi le droit de retrait?

Tout salarié peut décider de se retirer d’une situation de travail dès lors qu’il a un motif raisonnable de penser qu’elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé. Il n’est donc pas inconcevable de l’envisager dans le cadre de la crise sanitaire liée au Covid-19.

Dans quels cas, un salarié pourrait-il exercer son droit de retrait?

Un salarié pourrait l’exercer s’il était exposé directement au virus. Cependant, il faudrait examiner chaque situation au cas par cas, et en fonction des éléments suivants:

  • Les mesures de protection mises en oeuvre par l’employeur,
  • L’état de santé du salarié,
  • Les spécificités de la situation de travail (contact avec les clients, espace de travail restreint etc…)

Quelles mesures l’employeur peut-il prendre pour éviter l’exercice du droit de retrait ?

L’employeur doit donc prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir la réalisation du risque de contamination de ses salariés, c’est-à-dire :

  • Rappeler les mesures barrière par affichage (tousser dans son coude, distance d’un mètre entre chacun, se moucher dans un mouchoir à usage unique, se laver les mains régulièrement, porter un masque quand on est malade),
  • Interdire les serrages de mains et les embrassades pour se saluer entre collègues,
  • prévoir des règles liés à la restauration des collaborateurs (pas de restauration en groupe dans un endroit confiné) mais également aux pauses ( la fameuse “pause café” doit être réglementée),
  • limiter les contacts avec le public (fermeture de l’entreprise au public, visite sur rendez-vous, protocole à respecter)
  • Veiller à l’hygiène des locaux et des outils de travail (désinfection régulière des toilettes, des poignets de porte, des tables, de la cafetière etc..)
  • Annuler les réunions prévues
  • Organiser des rotations d’équipe.

Quelles sont les conséquences d’un droit de retrait?

En vertu de l’article L 4131-3 du Code du travail, aucune sanction ou retenue sur salaire ne peut être pratiquée à l’encontre d’un salarié qui exerce son droit de retrait (et cela même si le droit de retrait a été exercée suite à une erreur du salarié mais pour un motif raisonnable). En l’absence de motif raisonnable, une sanction ou une retenue sur salaire peut être faite!

La protection des collaborateurs continuant d’exercer leur activité

Mise à jour du document unique d’évaluation des risques

En qualité d’employeur, vous devez actualiser le document unique d’évaluation des risques afin de limiter la propagation du virus sur le lieu de travail.

1ère étape: Identification des situations de travail favorisant la transmission du Covid-19

2ème étape: Mise en place de mesures de prévention et de protection pour limiter la transmission (affichage des mesures barrières, information donnée au personnel, formation, nettoyage des surface, règles pour la restauration sur le lieu de travail etc…).

3ème étape: Information des salariés des nouvelles mesures mises en place afin de permettre leur pleine application.

Les déplacements professionnels

Au début du confinement, le salarié continuant à travailler devait disposer de deux attestations: l’attestation de déplacement dérogatoire et le justificatif de déplacement professionnel élaboré par l’employeur.

Le gouvernement a simplifié les mesures. Désormais, un nouveau modèle de justificatif de déplacement professionnel est en ligne et suffit ! Le salarié n’a donc plus besoin de se munir de son attestation de déplacement dérogatoire, chaque jour, pour venir travailler.

Vous devrez déterminer la durée de validité du justificatif.

En revanche, les travailleurs non salariés doivent, quant à eux, remplir une attestation de déplacement dérogatoire, pour chaque déplacement, en cochant le premier motif de déplacement sur le modèle mis à disposition par le gouvernement.

J’espère que cet article vous aura éclairé! Pendant cette période, il est encore plus nécessaire de se serrer les coudes et de s’entraider!

Rejoins le groupe facebook “Ressources Humaines pour les nuls” pour faire partie de la communauté de dirigeants et de RH qui échangent sur ces problématiques !

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