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Recrutement

Élaborer un livret d’accueil

Faut-il élaborer un livret d'accueil?

Le livret d’accueil n’est pas un document obligatoire au sein de l’entreprise (à la différence du règlement intérieur obligatoire à compter de 20 salariés).

Cependant, il présente plusieurs utilités et c’est un document que je préconise d’élaborer au sein de toutes les entreprises (y compris les TPE/PME).

Pourquoi élaborer un livret d’accueil ?

livret d'accueilPour présenter son entreprise aux nouveaux embauchés

Le livret d’accueil peut être un outil d’intégration. Remis au nouvel entrant le jour de son arrivée dans l’entreprise, il recense de manière claire toutes les informations dont il peut avoir besoin. Il s’agit donc d’un outil de communication très utile, et il n’est pas réservé aux entreprises de taille importante.

Le livret d’accueil facilite l’entrée dans l’entreprise du nouvel embauché, et lui permets de prendre connaissance des principales règles de fonctionnement et de la culture de l’entreprise.

Pour aller plus loin dans la prévention des risques

Comme vous le savez déjà, un document unique d’évaluation des risques doit être élaboré au sein de chaque entreprise. Le contenu est laissé en libre accès aux salariés mais ces derniers n’ont pas toujours le réflexe de le consulter.

Comme vous le savez également, l’employeur doit assurer la sécurité et protéger la santé de ses salariés dans l’entreprise. Une formation à la sécurité doit être dispensée aux nouveaux embauchés notamment. Cette obligation vaut pour tout les salariés, peu importe la nature de leur contrat de travail. Cette formation permet aux salariés de maitriser leur environnement de travail et de leur indiquer les comportements et précautions à prendre pour assurer leur propre sécurité et celles de leurs collaborateurs.

Pour assurer cette formation, vous pouvez faire un appel à un organisme de formation (prestataire externe) ou à une personne compétente en interne.

Le livret d’accueil est un bon complément à cette formation dispensée à l’arrivée car il peut contenir des visuels, ou une synthèse des éléments évoqués lors de cette formation.

Le contenu du livret d’accueil

Elaborer un livret d'accueilLa présentation de l’entreprise

Son objet

Il est important de donner des éléments de présentation de l’entreprise à savoir : quel est l’historique ?quel est le nom de l’entreprise ? quelle est sa structure juridique ? quel produit ou service vend-elle ? quel est son effectif ? etc…

Vous pouvez dans cette partie insérer des chiffres clés : chiffres d’affaires par exemple ou les perspectives de développement.

Sa composition

A l’arrivée d’un nouvel embauché, ce dernier va devoir faire la connaissance des autres salariés et de la direction.

Vous pouvez, dans le livret d’accueil, faire une liste avec les noms et prénoms des collaborateurs, ainsi que leurs coordonnées professionnelles (s’ils ont accepté au préalable), ainsi que leur poste/ fonction.

Vous pouvez également le faire sous un format de trombinoscope pour pouvoir insérer les photos de chacun.

La présentation des différentes interlocuteurs est primordial!

En plus de la composition de l’entreprise, un livret d’accueil peut également contenir un plan des locaux pour que le nouvel arrivant puisse se familiariser plus facilement avec son lieu de travail (attention, ce livret d’accueil ne remplace pas une visite de l’entreprise à l’arrivée ainsi qu’une présentation réelle des personnes mais constitue uniquement un mémo qui fera office de rappel en cas d’oubli).

Ses valeurs

Chaque entreprise, même sans en avoir conscience, dispose de valeurs et d’une image de marque. Si cette thématique n’est pas innée pour vous, il peut être intéressant d’en discuter avec vos salariés pour les associer à la rédaction de ce paragraphe.

Voici quelques questions à se poser, à titre indicatif, pour vous aiguiller:

  • Quel est l’ADN de l’entreprise ?
  • A quelles valeurs sont attachées vos salariés ?
  • Quelles valeurs sont communes entre la direction et le personnel ?
  • Quelle est votre image à l’extérieur ?
  • De quoi –êtes vous le plus fier ?
  • Pourquoi vos salariés travaillent-ils pour votre entreprise et pas une autre ?
  • etc

Les réponses à ces questions ne vous serviront pas uniquement pour le livret d’accueil mais également pour communiquer à l’extérieur ( trouver des clients grâce au marketing digital, recruter de nouvelles personnes etc…).

Les règles de sécurité

Le livret d’accueil peut contenir un mémo de l’ensemble des règles d’hygiène et de sécurité à respecter au sein de l’entreprise (utilisation de produits dangereux avec présence des différents cryptogrammes, consignes à respecter en cas d’accident de la circulation avec un rappel des principales règles du code de la route etc…).

Cette partie est évidemment à adapter à chaque entreprise en fonction de son activité et des risques propres à son secteur.

Les règles propres à l’entreprise

Voici quelques exemples de règles propres à l’entreprise que vous pouvez insérer dans votre livret d’accueil:

  • L’intitulé de la convention collective, la présence d’accords collectifs;
  • L’existence d’un règlement intérieur;
  • Le nombre de congés payés;
  • La protection sociale: nom des organismes assureurs pour la mutuelle, prévoyance et retraite complémentaire;
  • L’existence d’une prime d’intéressement;
  • La politique en matière de formation;
  • La mise en place d’entretiens (individuels et professionnels);
  • Les coordonnées de la médecine du travail;
  • Les règles relatives à la déconnexion;
  • La durée du travail;
    etc…

La forme du livret d’accueil

Elaborer un livret d'accueilLe livret d’accueil doit être facilement consultable. De surcroit, les informations contenues dans ce livret doivent être facilement mises à jour.

Certaines entreprises privilégient donc le numérique et la mise à disposition d’un support sur un intranet. Mais toutes les entreprises, et notamment les TPE/PME, ne sont pas toujours dotés d’un intranet.

Le format papier est donc envisageable. Il faudra que ce livret soit en cohérence avec l’image de l’entreprise et respecter la charte et les codes graphiques de celle-ci (à savoir présence du logo, couleurs de l’entreprise etc…).

L’objectif est de donner envie (rappelez-vous que ce document peut être consulté par des tiers) et donner une image favorable de l’entreprise.

Nb : Cet article ne peut être exhaustif compte tenu de la subtilité de la législation applicable et de la diversité des situations.

N’oubliez pas d’enregistrer l’infographie pratique!

Livret d'accueil: contenu

Le contenu d’un livret d’accueil

Pour consulter mon article “Embaucher un salarié: étape par étape”, cliquez ici!

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