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Embaucher son premier candidat

Embaucher son premier salarié

Embaucher son premier salarié est une étape importante dans la vie d’un entrepreneur. L’entreprise grandit, et il n’est plus gérable de vous occuper de l’activité seul(e). Cependant, cette étape est sûrement nouvelle et vous ne savez pas par quel bout commencer! Rassurez-vous, ce n’est pas si compliqué et je vous livre ci-dessous les éléments indispensables à ne pas oublier. Les points ci-dessous sont, dans la mesure du possible, par ordre chronologique, mais plusieurs actions doivent être faites, en même temps.  J’ai choisi de faire l’impasse sur le recrutement car vous trouverez plusieurs articles sur le blog avec toutes les étapes (étape 1, étape 2, étape 3, étape 4, étape 5).

Faire la déclaration d’embauche

A chaque embauche, vous devez faire une DPAE (une déclaration préalable à l’embauche) sur le site de l’URSSAF. Cette déclaration vous permet, notamment, de faire en une seule démarche les formalités obligatoires auprès de l’Urssaf:

  • immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage
  • demande d’immatriculation du salarié à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie)
  • demande d’examen médical d’embauche pour le salarié
  • etc…

Établir le contrat de travail

Avant toute chose, pour rédiger un contrat de travail conforme et connaitre l’étendue de vos obligations, vous devez connaitre la convention collective applicable à votre activité. Pour cela, il faut vous munir de votre code NAF (ou code APE) et de rechercher quelle est la convention collective qui se rapproche le plus de votre activité principale.

La convention collective vous donnera notamment la classification du salarié, la durée de sa période d’essai et la rémunération minimale, dont vous aurez besoin pour établir le contrat de travail.

En deuxième lieu, il faudra rédiger le contrat et vous posez un certain nombre de questions :

  1. Est-ce un contrat à durée déterminée ou à durée indéterminée?
  2. Quelles seront les missions du salarié? (les tâches vous permettront de déterminer la classification de ce dernier)
  3. Quelle sera la rémunération? (sachez qu’il vous faut réfléchir toutes charges comprises et le prestataire paie déterminera quelle est la rémunération nette qui en découlera)
  4. Quelle est la date d’embauche?
  5. Quel sera le lieu d’exécution du contrat de travail?
  6. Quelle durée du travail devra effectuer le salarié? il s’agira d’un temps partiel? d’un temps complet? (35h par semaine? 39h?)

Adhérer à un service de santé au travail

Embaucher son premier salarié signifie aussi pour vous d’adhérer à un service de santé au travail, proche de chez vous afin de pouvoir faire bénéficier à vos salariés des visites médicales. C’est une étape obligatoire.

En effet, un salarié doit globalement recevoir:

  1. Une visite d’information et de prévention lors de son embauche
  2. Ainsi qu’une visite périodique (dont la périodicité variera selon plusieurs critères).

Déléguer la paie

Qui dit embaucher son premier salarié, dit établir une fiche de paie. Il est souvent question (sauf si vous avez les compétences) de solliciter un prestataire extérieur: un prestataire paie ou bien votre cabinet comptable.

Ce prestataire s’occupera d’établir les déclarations sociales mais également la fiche de paie du salarié. Assurez-vous que votre prestataire ait une connaissance approfondie de votre convention collective pour éviter les erreurs.

Mettre en place un contrat frais de santé

Vous devez faire bénéficier à votre salarié une couverture frais de santé complémentaire, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise.

Il faut savoir que vous pouvez choisir librement l’assureur, auprès de qui vous allez négocier la mise en place d’un tel contrat. Une fois mis en place, une décision unilatérale doit être élaborée et vous devrez transmettre à votre premier salarié :

  1. La notice d’information de l’organisme assureur
  2. La décision unilatérale de mise en place du régime
  3. Le bulletin d’adhésion
  4. Le document de dispense (en effet, votre salarié peut refuser d’adhérer dans certains cas précis, il faudra, le cas échéant, recueillir le justificatif).

La participation financière de l’employeur doit être au moins égale à 50 % de la cotisation (le reste est à la charge du salarié) et le contrat doit respecter un socle de garanties minimales (panier de soins minimum).

Des dispositions peuvent être prévues dans votre convention collective alors n’hésitez pas à la consulter en amont !

Ouvrir un registre du personnel

Embaucher son premier salarié, c’est également avoir à ouvrir un registre du personnel.

Dans ce registre, vous devez inscrire les informations suivantes (dans l’ordre des embauches):

  • Nom/ prénom/ date de naissance/ sexe/ nationalité
  • Emploi/ qualification, date d’entrée et date de sortie de l’entreprise;
  • le type de contrat

Pour les travailleurs étrangers:

  • Le titre et numéro du titre valant autorisation de travail

Pour les stagiaires:

  • Nom/ prénom
  • Date de début et de fin du stage
  • Nom/ prénom du tuteur
  • Lieu de présence du stagiaire

Ce registre, vous pouvez le faire sur format papier en achetant un registre ou le faire en format dématérialisé (personnellement, je le fais sur excel). Certains logiciels en proposent également une version.

checklist embaucher son premier salarié

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