Recrutement

Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur

Réussir l'intégration d'un nouveau collaborateur

Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur, c’est essentiel !

Et non, le recrutement n’est pas terminé une fois que l’entretien physique est passé et que le candidat a accepté votre proposition d’embauche.

Saviez-vous que 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le 1er jour en raison d’un accueil défectueux? (source: agence de recrutement Easyrecrue – 2018). 

Aujourd’hui, la réalisation d’un parcours d’intégration des nouveaux salariés est un sujet primordial pour les entreprises, et pourtant l’intégration est souvent laissé à l’abandon. Que ce soit par manque de temps ou parce que vous êtes une entreprise en forte croissante intégrant plusieurs dizaines de salariés par mois, faire l’impasse sur l’intégration est une erreur !

Mais comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur? Comment réaliser un parcours d’intégration?

Le parcours d’intégration doit faire l’objet d’une procédure écrite ! Il y a tellement de choses auxquelles on doit penser qu’il est impossible de garder tout en tête.

Dans cet article, nous recensons ensemble les différentes étapes pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur.

Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur: soigner le jour d’arrivée du collaborateur

Décider qui fera l’accueil

En amont de l’arrivée du nouveau collaborateur, il convient d’abord de prévenir l’équipe en place ou, le service concernée. Il n’y a rien de pire que d’arriver dans une entreprise et de sentir un malaise car ses futurs collègues n’ont pas été prévenus. Pour cela, utilisez le moyen de communication habituelle: glisser un mot lors d’une réunion d’équipe? envoyer un mail?

Evidemment, il conviendra de prévenir également les collaborateurs qui vont être concernés par l’intégration. En fonction de votre typologie et de votre structure d’entreprise, vous devrez prévenir le cabinet comptable le service comptabilité, le service RH, l’assistante administrative, le service informatique, le service communication.

Une fois l’équipe prévenue, il conviendra de choisir la personne qui accueillera le salarié. L’idéal est de prévenir le futur collaborateur en amont de la personne qui l’accueillera (si elle différente de la personne qui s’est occupée du process de recrutement). Vous ne pouvez pas laisser votre futur collaborateur sans accueil physique et le laisser se mettre à son poste de travail sans avoir eu aucun accueil. Le collaborateur aurait toutes les chances de se sentir perdu, déboussolé et de ne pas du tout être à l’aise avec la situation.

Préparer le poste et les outils de travail

Un autre point à vérifier : l’espace de travail, le poste de travail et les outils de travail sont prêts et ils ne manquent rien.

Quelques questions pour vous aiguiller:

  1. Le futur collaborateur dispose t-il d’un espace pour travailler?
  2. Le bureau ou le poste de travail est-il propre et rangé?
  3. Est ce que le futur collaborateur a tous les outils et documents pour lui permettre de prendre son poste sereinement?
  4. Son ordinateur est-il configuré? (adresse mail crée, ordinateur en état de fonctionnement, accès internet etc…)
  5. Cela fonctionne aussi pour un poste opérateur: sa machine est-elle en état de fonctionnement?

Certaines entreprises accordent même un petit budget aux nouveaux collaborateurs pour décorer leur bureau afin qu’ils s’y sentent bien. N’oublions pas que nous passons 70% de notre temps au travail, alors si vos collaborateurs ont un bureau, vous pouvez les autoriser à mettre quelques photos s’il le souhaitent ou d’amener un peu de décoration (évidemment, tout cela dans la mesure du possible).

Organiser la 1ère journée autour de la découverte de l’entreprise et des équipes

A l’arrivée du collaborateur, il est nécessaire de consacrer une journée ou demie-journée selon la taille de la structure à la présentation de l’entreprise. En effet, vous avez beaucoup de choses à voir avec lui:

  1. Présentez-lui l’équipe et ses futurs collègues,
  2. Organisez une visite des locaux (si cela n’a pas été fait lors du process de recrutement),
  3. Montrez lui son espace de travail,
  4. Présentez lui son poste et ses missions,
  5. Formez-le, le cas échéant, aux mesures de sécurité,
  6. Passez lui le maximum d’informations et les interlocuteurs principaux qu’il pourra solliciter en cas de besoin.

Organiser un entretien RH pour tous les documents obligatoires

Lors d’une embauche, vous devez avoir remarqué qu’un nombre important de documents sont à remettre au salarié. Il faudra donc que le nouveau collaborateur rencontre la personne chargée de la gestion administrative du personnel au cours de sa première journée. Il est indispensable également de vérifier si tous les documents nécessaires sont à votre disposition: le RIB du salarié, son attestation de droit, son numéro de sécurité sociale, sa carte d’identité, son permis de conduire par exemple.

Voici une liste non exhaustive de documents que vous allez devoir remettre à votre collaborateur pour être en conformité avec le Code du travail :

  • Son contrat de travail,
  • Le livret d’accueil,
  • Le règlement intérieur,
  • Les textes conventionnels applicables dans l’entreprise ;
  • La charte de valeurs (si vous en avez une) ;
  • La charte informatique (le cas échéant)
  • Les notices d’information des organismes assureurs ;
  • Le résumé des garanties prévoyance et mutuelle ;
  • Les bulletins d’adhésion ;
  • Le document de dispense d’adhésion ;
  • L’acte juridique de mise en place de la prévoyance et mutuelle (référendum, décision unilatérale, accord collectif)

Vous pouvez également avoir des documents à remettre propre à votre activité (exemple dans le bâtiment, vous pouvez avoir le courrier d’abattement et la prise de photo pour la carte BTP).

Consacrer un temps à la fin de la journée

Afin de voir comment s’est déroulé la journée de votre nouveau collaborateur, accordez-lui un moment à la fin de sa prise de poste pour faire le point avec lui. Il aura peut-être des questions, des demandes et des premiers retours à faire. C’est le moment d’un premier débrief à chaud!

Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur: assurer un suivi régulier

Choisir un parrain

Un parrain peut être désigné parmi les volontaires pour encadrer le nouveau collaborateur. Il lui servira de guide dans la découverte de son environnement de travail. Ce parrain doit être différent du responsable hiérarchique ou du dirigeant car il aura pour rôle d’intégrer plus facilement le nouveau collaborateur à la communauté de travail déjà existante. J’ai déjà vu, de mon côté, des salariés mangeant seul le midi à la pause déjeuner la première journée et cela n’aide pas à l’intégration.

Assurer un suivi du collaborateur

La première journée est passée mais les premiers mois sont primordiaux dans une intégration. Des points réguliers sont nécessaires pour un parcours d’intégration réussi.

Pourquoi?

  • Pour prendre la température régulière de ce que ressent et vit le salarié au quotidien,
  • Identifier les éventuelles difficultés qu’il peut être amené à rencontrer,
  • Fournir les informations ou les outils nécessaires pour une prise de poste maitrisée,
  •  Pour montrer votre intérêt et votre considération au nouveau collaborateur (cela contribue à la fidélisation de vos collaborateurs et doit être une réalité durant toute la relation de travail),
  • Envisager avec le salarié des éventuelles besoins en formation,
  • Rappeler les objectifs fixés et procéder à des ajustements pour pérenniser sa motivation
  • Pour vous permettre d’appréhender les lacunes et le niveau de compétences de votre collaborateur (ce qui vous servira pour la validation ou non de la période d’essai),
  • Permettre à votre nouveau collaborateur de gagner en autonomie plus rapidement et d’être plus productif.

Noter les dates indispensable

Le retour des documents signés

Après le point RH, il peut y avoir un certain nombre de documents que le salarié doit redonner signé comme le bulletin d’affiliation pour la mutuelle ou le contrat. Il convient donc de se mettre une petite alerte pour vérifier que le dossier administratif est bien à jour.

L’organisation de la visite d’information et de prévention

Encore une fois, une petite alerte pour vérifier que la VIP a bien été réalisée et le cas échéant, relancer la médecine du travail, si cela n’est pas le cas.

La fin de la période d’essai

Et enfin, assurez-vous de prévoir deux dates en lien avec la période d’essai: 

  1. Une date pour faire un point en milieu de période d’essai pour réajuster un comportement, savoir si le salarié se sent bien et s’il a envie de rester etc… et de procéder aux ajustements nécessaires
  2. Une autre date pour la fin de la période d’essai afin de prendre plusieurs décisions: le renouvellement de celle-ci (si c’est possible), la rupture ou la validation et tout cela après avoir consulté vos équipes.

Et voila, j’espère que cet article vous aura été utile et vous permettra de réussir vos futurs intégrations !

Si vous souhaitez travailler avec moi sur la mise en place d’un parcours d’intégration, contactez-moi!

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